Category: Document

পে-স্লিপ তৈরি (ফি ওয়াইজ)

এই অপশন থেকে নির্দিষ্ট ফি ওয়াইজ কোন নির্ধারিত শ্রেণী বা শাখা অথবা একটি নির্দিষ্ট শিক্ষার্থীর পে-স্লিপ তৈরি করা যাবে। 

Step 1:

“Fees Management>Payslip Create> Specific Fee” অপশনে যেতে হবে ।

Step 2:

** শ্রেণিভিত্তিক (Class Wise) থেকে

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Class” ফিল্ড থেকে ক্লাসটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Head” ফিল্ড থেকে যে ফি হেডের ফি নিবো, সেটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Sub Head” ফিল্ড থেকে যে ফি সাব হেডের ফি নিবো, সেটি নির্ধারণ করতে হবে।

# এরপর “Create” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# উল্লেখ্য, পূর্বের বকেয়া (Previous Due) ও Attendance Fine অপশনে ক্লিক করে এগুলোকে পে-স্লিপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

Step 3:

** সেকশন  ভিত্তিক (Section Wise) থেকে

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Section” ফিল্ড থেকে শাখা নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Head” ফিল্ড থেকে যে ফি হেডের ফি নিবো, সেটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Sub Head” ফিল্ড থেকে যে ফি সাব হেডের ফি নিবো, সেটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Create” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# উল্লেখ্য, পূর্বের বকেয়া (Previous Due) ও Attendance Fine অপশনে ক্লিক করে এগুলোকে পে-স্লিপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

Step 4:

** শিক্ষার্থীর আইডি ভিত্তিক (Student ID Wise) থেকে

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Student ID” ফিল্ড থেকে শিক্ষার্থীর আইডি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Head” ফিল্ড থেকে যে ফি হেডের ফি নিবো, সেটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Sub Head” ফিল্ড থেকে যে ফি সাব হেডের ফি নিবো, সেটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Create” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# উল্লেখ্য, পূর্বের বকেয়া (Previous Due) ও Attendance Fine অপশনে ক্লিক করে এগুলোকে পে-স্লিপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

পে-স্লিপ তৈরি (বকেয়া অনুসারে)

এই অপশন থেকে শিক্ষার্থীদের বকেয়া ফি সহ পে-স্লিপ তৈরি করতে হবে।

Step:1

“Fees Management > Payslip Create> All Fee”  অপশনে যেতে হবে।

Step:2

** শ্রেণিভিত্তিক (Class Wise)

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Class” ফিল্ড থেকে ক্লাসটি নির্ধারণ করতে হবে।

# “Create” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# উল্লেখ্য, পূর্বের বকেয়া (Previous Due) ও Attendance Fine অপশনে ক্লিক করে এগুলোকে পে-স্লিপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

Step:3

** শাখাভিত্তিক (Section Wise)

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Section” ফিল্ড থেকে শাখা নির্ধারণ করতে হবে।

# “Create” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# উল্লেখ্য, পূর্বের বকেয়া (Previous Due) ও Attendance Fine অপশনে ক্লিক করে এগুলোকে পে-স্লিপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

Step:4

**শিক্ষার্থী নম্বর-ভিত্তিক (Student ID Wise)

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Student ID” ফিল্ড থেকে শিক্ষার্থীর আইডি নির্ধারণ করতে হবে।

# Create বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# উল্লেখ্য, পূর্বের বকেয়া (Previous Due) ও Attendance Fine অপশনে ক্লিক করে এগুলোকে পে-স্লিপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে।

পে-স্লিপের মাধ্যমে ফি গ্রহণ (একক)

এই সিঙ্গেল অপশন থেকে, শুধুমাত্র একজন শিক্ষার্থীদের কাছ থেকে পে-স্লিপের মাধ্যমে ফি সংগ্রহ করা যাবে।

Step:1

“Fees Management> Fee Collect> Payslip Collection (Tab – Single)” অপশনে যেতে হবে।

Step:2

#একক শিক্ষার্থী বা “Single” ট্যাবে গিয়ে শিক্ষার্থীর আইডি নম্বর (Student ID) বসাতে হবে।

# এরপর “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step:3

#যে শিক্ষার্থীর আইডি নাম্বর বসাতে হবে, তার পেমেন্ট ইনভয়েস আসবে। ডানদিকের Action কলাম থেকে “Process” চিহ্নে ক্লিক করতে হবে ।

# উল্লেখ্য, প্রয়োজনে Action কলামের নিচের অপশন  থেকে নির্দিষ্ট চিহ্নে ক্লিক করে ইনভয়েস ডাউনলোড ও ডিলিট কর যাবে।

Step:4

#  কালেকশন ফরম আসবে। প্রদেয় টাকার পরিমাণ বা (Payable Amount) দেওয়া থাকবে। যদি শিক্ষার্থী কম টাকা প্রদান করে তাহলে তা লিখে নিতে হবে।

#  “Date” ফিল্ড থেকে তারিখ সিলেক্ট করে নিতে হবে।

# এই শিক্ষার্থীর নিকট ফি সংগ্রহের ব্যাপারে কোনো মন্তব্য থাকলে, তা “Note” ফিল্ডে লিখেতে হবে।

# কীসের মাধ্যমে টাকা সংগ্রহ করা হচ্ছে, তা “Receive by” অপশন থেকে নির্ধারণ করতে হবে। যেমন, নগদ (Cash), ব্যাংকের নির্দিষ্ট একাউন্ট ইত্যাদি।

# সবশেষে “Collect” অপশনে ক্লিক করে ফি সংগ্রহের কাজটি সম্পন্ন হয়ে যাবে।

পে-স্লিপের মাধ্যমে ফি গ্রহণ (একাধিক)

এই অপশন থেকে একটি ক্লাস বা শাখার সকল শিক্ষার্থীর ফি পে-স্লিপের মাধ্যমে এক সাথে সংগ্রহ করা যাবে।

Step 1:

“Fees Management> Fee Collect> Payslip Collection (Tab – Multiple)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# শ্রেণি অনুসারে সংগ্রহ করতে চাইলে “Class” এবং শাখা অনুসারে সংগ্রহ করতে চাইলে “Section” অপশনে ক্লিক করতে হবে।

# শ্রেণি/ শাখা (আগের ধাপের সিলেকশন অনুযায়ী) নির্বাচন করতে হবে।

# এরপর “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# নিচে শিক্ষার্থীদের লিস্ট আসবে যাদের পে-স্লিপ করা আছে।

# এখান থেকে যাদের ফি সংগ্রহ করতে চান, তাদের চেকবক্সে ক্লিক  সিলেক্ট করে নিতে হবে।

# “Process” বাটনে ক্লিক করুন।

Step 4:

# এবার যে ফরমটি আসবে সেখানে কোন একাউন্টে ফি সংগ্রহ করছেন, তা “Receive By” নির্ধারণ করতে হবে।

# “Date” ফিল্ড থেকে তারিখ সিলেক্ট করতে হবে।

# “Collect” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

তাৎক্ষনিক ফি সংগ্রহ

এই অপশন থেকে পে-স্লিপ তৈরি না করেও সেকশন অনুযায়ী নির্দিষ্ট কোন শিক্ষার্থীর ফি সংগ্রহ করা যাবে।

Step 1:

“Fees Management> Fee Collect> Quick Collection” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Section” ফিল্ড থেকে শাখা নির্ধারণ করতে হবে।

# “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step:3

# শিক্ষার্থীদের তালিকা আসবে। এই তালিকা থেকে যার ফি সংগ্রহ করতে চান, তার সারিতে ডানদিকে ফি সংগ্রহের (Fee Collection) চিহ্নে ক্লিক করতে হবে।

Step 4:

# যে যে ফি হেড-এর ফি সংগ্রহ করবেন, সেগুলোর চেকবক্সে ক্লিক করে সিলেক্ট করে নিতে হবে।

# যদি কোনো ফি-এর কিছু অংশ বাকী রেখে সংগ্রহ করতে হয়, তাহলে Total Paid-এর কলাম থেকে টাকার পরিমাণে ক্লিক করতে হবে ।

# কেবল বিশেষ প্রয়োজন হলে “Payment Date” থেকে তারিখ পরিবর্তন করে নিতে হবে ।

# “Paid By” থেকে টাকা সংগ্রহের মাধ্যম নির্ধারণ করতে হবে। নগদে নিলে Cash এবং ব্যাংক বা অন্য কোনো মাধ্যমের ক্ষেত্রে সেই মাধ্যম নির্ধারণ করতে হবে।

# প্রয়োজনে মন্তব্য বা নোট পাশের ফিল্ডে লিখতে হবে ।

# ফি সংগ্রহ করার জন্যে “Process to Collection” অপশনে ক্লিক করে ফি সংগ্রহের কাজটি সম্পন্ন করতে হবে ।

উল্লেখ্য যে, যদি পেমেন্টের তথ্য মেসেজের মাধ্যমে পাঠাতে চাইলে Send SMS অপশনে ক্লিক করে নিতে হবে। Attendance Fine ও Previous Due সহ আদায় করার জন্য সংশ্লিষ্ট অপশনে ক্লিক করে নিতে হবে।

ডিএফপিএস কালেকশন

এই অপশন থেকে অনলাইন পেমেন্ট সিস্টেমে (যেমন-বিকাশ, রকেট, শিওর ক্যাশ ইত্যাদি) শিক্ষার্থীর ফি সংগ্রহ করা যাবে।

Step 1ঃ

“Fees Management > Fee Collect> Digital Fees Collection” অপশনে যেতে হবে।

Step:2

# DFPS Transaction Log থেকে অনুসন্ধান করতে হবে।

Step:3

# পে-স্লিপ তৈরি করার পর যে ইনভয়েস নম্বর পাওয়া যাবে সেটি ব্যবহার করে শিক্ষার্থীরা মোবাইল ব্যাংকিং-এর মাধ্যমে ফি প্রদান করবেন।

# “DFPS Transaction Log” ক্লিক করে অনুসন্ধান করলে নিচে পেমেন্টের বিস্তারিত দেখাবে। এখান থেকে যেগুলো সংগ্রহ করতে হবে, বাম দিকে সেই পেমেন্টের চেক বক্সে ক্লিক করে নিতে হবে।

# পেমেন্টের তথ্য মেসেজের মাধ্যমে পাঠাতে চাইলে, বার্তা পাঠান বা “Send SMS” অপশন থেকে হ্যাঁ বা Yes নির্ধারণ করে নিতে হবে।  বার্তা পাঠাতে না চাইলে না বা No নির্ধারণ করতে হবে।

# নিচে সংগ্রহ “Collect” অপশনে ক্লিক করে কাজটি সম্পন্ন হয়ে যাবে ।

ইনভয়েস ডিলিট

এই অপশন থেকে তৈরিকৃত পে-স্লিপ ও কালেকশনকৃত ইনভয়েস ডিলিট করা যাবে।

Step 1:

“Fees Management > Delete> Collected Fees”  অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# এই অপশন থেকে যে ইনভয়স ডিলিট করতে চান, সেই ইনভয়েসের নম্বর “Invoice ID” বসাতে হবে।

# তারপর অনুসন্ধান “Search” অপশনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# এরপর ইনভয়েসটির ইনফরমেশন দেখা যাবে ।

# নিচের “Delete” বাটনে ক্লিক করলে ডিলিট হয়ে যাবে।

পেমেন্ট অনুপাতের সংক্ষিপ্তসার

এই অপশন থেকে, ক্লাস বা শাখা অনুসারে মোট শিক্ষার্থীর কত জন , কত শতাংশ ফী পরিশোধ করেছে এবং কত শতাংশ পরিশোধ করে নাই তা দেখা যাবে ও রিপোর্টটি এক্সেল বা পিডিএফ ফাইল আকারে ডাউনলোড করা যাবে।

Step-1:

“Fees Management>Reports> Summary> Payment Ratio” অপশনে যেতে হবে।

Step-2:

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ (Academic Year) নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Head” ফিল্ড থেকে ফি হেড নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Sub Head” ফিল্ড থেকে ফি সাব হেড নির্ধারণ করতে হবে।

# শ্রেণি নাকি শাখা (Class or Section) অনুসারে রিপোর্ট দেখতে চাই , তা “Search” ফিল্ড থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# অনুসন্ধান করার জন্যে “Search” বাটন অপশনে ক্লিক করতে হবে।

Step-3:

# নিচে একটি তালিকায় শিক্ষার্থীদের ফি পরিশোধের হার/ শতাংশ দেখা যাবে।

# প্রয়োজনে “Download Excel” & “Download PDF” বাটনে ক্লিক করে এক্সেল ও পিডিএফ আকারে ডাউনলোড করা যাবে।

ফি হেড সংগ্রহের সংক্ষিপ্তসার (তারিখ অনুযায়ী)

এই অপশন থেকে, নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে ক্লাস বা শাখা অনুযায়ী কোন ফী হেড -এ কত টাকা সংগ্রহ করা হয়েছে তার একটা তালিকা দেখা যাবে। রিপোর্ট ফাইলটি ডাউনলোড করা যাবে।

Step-1:

“Fees Management >Reports> Summary> Head Wise Collection(Tab – Date Wise)” অপশনে যেতে হবে।

Step-2:

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# কত তারিখ থেকে রিপোর্ট দেখতে চাই, তা “From” ফিল্ড থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত তারিখ পর্যন্ত রিপোর্ট দেখতে চাই, তা “To” ফিল্ড থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# শাখা বা শ্রেণি (Section/Class) যে অনুসারে দেখতে চাই, সেটি “Search With” ফিল্ড থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# অনুসন্ধানের জন্যে “Search” বাটন অপশনে ক্লিক করতে হবে।

Step-3:

# নিচে নির্ধারিত শাখা বা ক্লাস অনুযায়ী ফি হেডের সংগ্রহের একটি তালিকায় দেখা যাবে।

# প্রয়োজনে এই রিপোর্ট “Download Excel” & “Download PDF” বাটনে ক্লিক করে এক্সেল ও পিডিএফ ফাইল আকারে ডাউনলোড করা যাবে

ফি হেড সংগ্রহের সংক্ষিপ্তসার (মাস অনুযায়ী)

এই অপশন থেকে, নির্দিষ্ট বছরের প্রত্যেক মাসের কোন একটি নির্দিষ্ট ফী হেড -এ কত টাকা সংগ্রহ করা হয়েছে তার একটা তালিকা দেখা যাবে। রিপোর্ট ফাইলটি ডাউনলোড করা যাবে।

Step-1

“Fees Management >Reports> Summary> Head Wise Collection (Tab – Month Wise)” অপশনে যেতে হবে।

Step-2:

# “Academic Year” ফিল্ড থেকে শিক্ষাবর্ষ নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fee Head” ফিল্ড থেকে যে ফি হেড এর রিপোর্ট দেখতে চান, তা নির্ধারণ করতে হবে।

# অনুসন্ধানের জন্যে “Search” বাটন অপশনে ক্লিক করতে হবে।

Step-3:

# নিচে নির্ধারিত বছরের মাস অনুযায়ী নির্দিষ্ট ফি হেডের সংগ্রহের একটি তালিকায় দেখা যাবে।

# প্রয়োজনে এই রিপোর্ট “Download Excel” & “Download PDF” বাটনে ক্লিক করে এক্সেল ও পিডিএফ ফাইল আকারে ডাউনলোড করা যাবে