Category: Document

ইনভেন্টরি সরবরাহকারীর তথ্য

এই অপশন থেকে, কোন সরবরাহকারীর কাছ থেকে পণ্য ক্রয় করতে হবে তাদের সকল তথ্যসমূহ সংরক্ষণ করতে হবে।

Step 1:

“Inventory> Settings> Supplier Info” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Supplier Name” ফিল্ডে সরবরাহকারীর নাম লিখতে হবে।

# “Address” সরবরাহকারীর ঠিকানা লিখতে হবে।

# “Mobile No.” ফিল্ডে সরবরাহকারীর মোবাইল নাম্বার লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে এই সাপ্লায়ার সম্পর্কে কোনো বিশেষ নোট রাখতে “Note” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে সরবরাহকারীর তথ্য সংরক্ষণ করতে হবে।

Step 3:

# নিচে সরবরাহকারীর একটি তালিকা দেখা যাবে।

# তথ্য পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে তালিকার ‘Action’ কলামের “Update” আইকন বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 4:

# “Supplier Name” ফিল্ডে সরবরাহকারীর নাম লিখতে হবে।

# “Address” সরবরাহকারীর ঠিকানা লিখতে হবে।

# “Mobile No.” ফিল্ডে সরবরাহকারীর মোবাইল নাম্বার লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে এই সরবরাহকারী সম্পর্কে কোনো বিশেষ নোট “Note” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Update” বাটনে ক্লিক করে সরবরাহকারীর তথ্য পরিবর্তন করতে হবে।

# পরিবর্তন না করতে চাইলে “Reset” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

ইনভেন্টরি পণ্য ক্রয়ের লেনদেন

এই অপশন থেকে, একজন নির্দিষ্ট সরবরাহকারীর কাছ থেকে ক্রয়কৃত পণ্যের তথ্য সমূহ সংরক্ষণ করতে হবে এবং পূর্বের বকেয়া সহ পেমেন্টের তথ্যসমূহ দেখা যাবে।

Step 1:

“Inventory> Transaction> Purchase” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে সরবরাহকারীর কাছ থেকে পণ্য কিনেছেন, “Supplier” ড্রপ-ডাউন থেকে তার নাম নির্ধারণ করতে হবে।

# পণ্য ক্রয়ের তারিখ “Date” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন ক্যাটাগরির পণ্য, তা “Category” ড্রপ-ডাউন থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# যে পণ্যটি কিনেছেন, তা  “Item” ড্রপ-ডাউন থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# প্রতি একক বা Unit-এর মূল্য কত, তা “Unit Price”- ফিল্ডে লিখতে হবে।

# মোট কতটি বা কী পরিমাণে পণ্য কিনেছেন, তা “Quantity” – ফিল্ডে লিখতে হবে।

# এরপর “Add” বাটনে ক্লিক করে কাজটি সম্পন্ন করতে হবে।

Step 3:

# ডানপাশে একটি পেমেন্টর ফর্ম আসবে সাথে পূর্বের বকেয়া থাকলে দেখা যাবে।

# ক্রয়কৃত পণ্যের ডিসকাউন্টে থাকলে “Discount” ফিল্ডে তার পরিমাণ লিখতে হবে।

# “Total Payable” ফিল্ডে সয়ংক্রিয়ভাবে পূর্বের বকেয়া ও এখনকার বিল একত্রে দেখা যাবে।

#”Total Paid” ফিল্ডে কত টাকা পরিশোধ করা হয়েছে, তার পরিমাণ লিখতে হবে।

# এই ক্রয়ের সম্পর্কে কোনো মন্তব্য থাকলে তা “Description” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# কোন একাউন্ট থেকে (নগদ, ব্যাংক ইত্যাদি) পেমেন্ট করেছেন, তা “Paid By” ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে পণ্য ক্রয়ের তথ্যটি ইনপুট সম্পন্ন করতে হবে।

Step 4:

# নিচে “Purchase List”-এ পণ্য ক্রয়ের তথ্য দেখা যাবে। যেখানে ডিলিটের কলামের ডিলিট চিহ্নে ক্লিক করে কোনো পণ্য ক্রয়ের তথ্য ডিলিট করা যাবে।

ইনভেন্টরি লেজার ও ফান্ড ম্যাপিং তৈরি বা আপডেট

এই অপশন থেকে, একটি নির্দিষ্ট ফান্ডের সাথে “Inventory Sales Ledger” এবং “Inventory Purchase Ledger” কে ম্যাপিং করা যাবে। এখান থেকে ইনভেন্টরি বা পণ্য ক্রয়ের ডেবিট লেজার, পণ্য বিক্রির ক্রেডিট লেজার এবং ফান্ড ম্যাপিং করা হয়। সহজ কথায় বলতে গেলে, পণ্য বিক্রির টাকা কোন ফান্ডে জমা হবে এবং পণ্য ক্রয়ের টাকা কোন ফান্ড থেকে খরচ দেখানো হবে, তা এখান থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

Step 1:

“Inventory> Settings> Mapping” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Purchase Debit Ledger” নির্ধারণ করতে হবে।

# “Sales Credit Ledger” নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন ফান্ড থেকে খরচ হবে বা বিক্রয়ের টাকা কোন ফান্ডে যোগ হবে, তা “Fund” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# এরপর “Save/Update” বাটনে ক্লিক করে ম্যাপিং এর কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

বিশেষ দ্রষ্টব্যঃ

***  “Ledger” ফিল্ডে কোন ডাটা না পেলে “General Accounts> Settings> Create Ledger” অপশন থেকে তৈরি করে নিতে হবে।

***  “Fund” ফিল্ডে কোন ডাটা না পেলে “General Accounts> Settings> Create Fund” অপশন থেকে তৈরি করে নিতে হবে।

ইনভেন্টরি সেটিং তৈরি (ক্যাটাগরি)

এই অপশন থেকে ইনভেন্টরির ক্যাটাগরি তৈরি করতে হবে। ক্যাটাগরি মানে কি কি ধরনের পণ্য আছে যেমন – বই , খাতা , কলম প্রভৃতি.

Step 1:

“Inventory> Settings> Create (Tab – Category)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Category” ফিল্ডে ক্যাটাগরি নাম লিখতে হবে। মনে করুন, আপনার প্রতিষ্ঠানের ইনভেন্টরির মধ্যে আছে তিন সাইজের স্কুল ব্যাগ। বড়, মাঝারি ও ছোট। এক্ষেত্রে ক্যাটাগরির নাম হতে পারে ‘ব্যাগ”।

# ” Add” বাটনে ক্লিক করে ক্যাটাগরি যোগ করতে হবে।

Step 3:

# প্রয়োজনে তৈরিকৃত ক্যাটাগরির নাম পরিবর্তন করতে চাইলে নিচের তালিকায় পরিবর্তন করে নিতে হবে। এরপর ডানদিকের Action কলাম থেকে আপডেটের চিহ্নে ক্লিক করলেই নামটি আপডেট হয়ে যাবে।

ইনভেন্টরি সেটিংস তৈরি (আইটেম)

এই অপশন থেকে, প্রত্যেক ক্যাটেগরি অনুযায়ী ইনভেন্টরির সকল আইটেম গুলো তৈরি করা যাবে এবং প্রয়োজনে তথ্যগুলো আপডেট করা যাবে।

Step 1:

“Inventory> Settings> Create (Tab – Item)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# পূর্বের তৈরি করা ক্যাটাগরি থেকে “Category” ড্রপ-ডাউনে ইনভেন্টরির ক্যাটাগরি নির্বাচন করতে হবে।

# এবার পণ্যের নাম “Item Name” লিখতে হবে।

# এই পন্যটির বিক্রয়মূল্য “Sales Price” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# এডুম্যান ব্যবহারের শুরুতে অথবা এই নির্দিষ্ট পণ্য ইনপুট দেয়ার শুরুতে পণ্যটি কী পরিমাণে আছে, তা “Opening Stock” ফিলদ উল্লেখ করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক Item যোগের কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

Step 3:

# নিচে সংরক্ষিত আইটেমের একটি তালিকা পাওয়া যাবে।

Step 4:

# তালিকা থেকে তৈরিকৃত আইটেমের নাম পরিবর্তন করতে চাইলে “Action” কলামের “Update” আইকনে ক্লিক করতে হবে। মুছে ফেলতে চাইলে “Delete” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# “Category” ড্রপ-ডাউনে ইনভেন্টরির ক্যাটাগরি নির্বাচন করতে হবে।

# “Item” ফিল্ডে আইটেমের নাম লিখতে হবে।

# “Sales Price” ফিল্ডে বিক্রয়মূল্য লিখতে হবে।

# “Update” বাটনে ক্লিক করে আপডেটের কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

শিক্ষার্থীর হিসাব সেটিংস প্রারম্ভ (ফি হেড)

এই অপশন থেকে ফি কনফিগার করার জন্য গ্লোবাল ফি হেডের তালিকা থেকে ফি হেড নির্ধারণ করতে হবে।

Step 1:

“Student Accounts> Settings> Startup (Tab – Fee Head)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Fee Head” ট্যাবে, “Fee Head” তালিকা থেকে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুসারে ফি হেড গুলো নির্ধারণ করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করলে ফি হেড নির্ধারণ সম্পন্ন করতে হবে।

Step 3:

# ফি হেডগুলো যে সিরিয়াল অনুসারে পেতে চান, সে অনুযায়ী সিরিয়াল নম্বর বসাতে হবে।

Step 4:

# তালিকায় নেই এমন কোনো ফি হেড নিতে চাইলে ডানদিকে নিচে “Add” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# এরপর সিরিয়াল নম্বর ও ফি হেডের নাম লিখে “Save” বাটনে ক্লিক করলে ফি হেড নেয়া সম্পন্ন হয়ে যাবে।

Step 5

# Selected Fee Head List থেকে প্রয়োজনে কোনো ফি হেড ডিলিট করতে চাইলে ডিলিট বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# Confirmation Windows এর Yes বাটনে ক্লিক করলে আপনার ফি হেডটি ডিলিট হয়ে যাবে।

শিক্ষার্থীর হিসাব সেটিংস প্রারম্ভ (ফি সাব হেড)

এই অপশন থেকে ফি কনফিগার করার জন্য ফি নাম অনুযায়ী ফি সাব হেড নেয়া যাবে।  অর্থাৎ একটি ফি হেডের অধীনে কী কী ফি থাকবে, তা এখান থেকে নিতে হবে।

Step 1:

“Fees Management> Settings> Fees Startup (Tab – Fee Sub Head)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Fee Sub Head” ট্যাবে, ‘Fee Sub Head’ তালিকা থেকে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুসারে ফি সাব হেড নির্ধারণ করতে হবে।

# এরপর “Save” বাটনে ক্লিক করলে ফি সাব হেড নেয়া সম্পন্ন হয়ে যাবে।

Step 3:

# ফি সাব হেডগুলো যে সিরিয়াল অনুসারে পেতে চান, সে অনুযায়ী সিরিয়াল নম্বর বসাতে হবে।

Step 4:

# তালিকায় নেই এমন কোনো ফি সাব হেড নিতে চাইলে ডানদিকে নিচে “Add” অপশনে ক্লিক করতে হবে।

# এরপর সিরিয়াল নম্বর ও ফি সাব হেডের নাম লিখে “Save” বাটনে ক্লিক করলে ফি হেড নেয়া সম্পন্ন হয়ে যাবে।

Step 5

# “Selected Fee Sub Head List” থেকে প্রয়োজনে কোনো ফি সাব হেড ডিলিট করতে চাইলে ডিলিট বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# Confirmation Windows এর Yes বাটনে ক্লিক করলে আপনার ফি সাব হেডটি ডিলিট হয়ে যাবে।

শিক্ষার্থীর হিসাব সেটিংস ম্যাপিং (ফি ম্যাপিং)

কোন ফি কোন ফি হেডের অধীনে থাকবে, তা এখান থেকে ম্যাপিং করা যায়।  আবার ওই ফি কোন লেজারে দেখানো হবে এবং কোন তহবিলে (Fund) অন্তর্ভুক্ত হবে, তাও এখান থেকে নির্ধারণ করা যায়।

Step 1:

“Fees Management> Settings> Fees Mapping (Tab – Fee Mapping)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Fee Head” ড্রপ ডাউন থেকে প্রয়োজনীয় Fee Head  নিতে হবে।

# Fee Head এর অধীনে যে সকল ফি সাব হেড থাকবে, তা “Fee Sub Head” ড্রপ ডাউন থেকে নিতে হবে।

# Fee Head এর ফি হিসাব কোন Ledger এ রাখতে চান তা “Ledger” এর ড্রপ ডাউন থেকে সিলেক্ট করতে হবে।

# ঐ Fee Head এর ফি কোন Fund এ জমা করতে চান তা “Fund” এর ড্রপ ডাউন থেকে সিলেক্ট করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করলে ফি ম্যাপিং সম্পন্ন হয়ে যাবে।

উল্লেখ যে, যদি Fee Head(ফি হেড), Fee Sub Head(ফি সাব হেড), Ledger(লেজার) এবং Fund(ফান্ড) পূর্বে থেকে তৈরি করা না থাকলে, সেক্ষেত্রে “Student Accounts> Settings> Startup” অপশন থেকে নির্ধারণ করে আসতে হবে।

Step 3:

# নিচে ফি হেড ম্যাপিং -এর একটি তালিকা দেখা যাবে

# Fee Sub Head সিরিয়াল অনুসারে পেতে চাইলে “Fee Mapping List” এর Action কলামের “Update” আইকন বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# Fee Sub Head গুলো যে সিরিয়াল দেখতে চান সেগুলো বসিয়ে নিচের “Update” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 4:

# “Fee Mapping List” থেকে প্রয়োজনে কোনো Fee Mapping ডিলিট করতে চাইলে ডিলিট বাটনে ক্লিক করতে হবে।

# Confirmation Windows এর Yes বাটনে ক্লিক করলে আপনার ফি হেডটি ডিলিট হয়ে যাবে।

শিক্ষার্থীর হিসাব সেটিংস ম্যাপিং (ফি ফাইন ম্যাপিং)

এই অপশন থেকে ফি অনুযায়ী ফাইন ম্যাপিং করতে হবে।

Step 1:

“Students Accounts> Settings> Mapping (Tab – Fine Mapping)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Fee Head” নির্ধারণ করতে হবে।

# ফাইন কোন লেজারে দেখানো হবে, তা “Ledger” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# যদি নির্দিষ্ট জরিমানা কোনো যদি নির্দিষ্ট তহবিলে জমা করতে চান, তাহলে কাঙ্ক্ষিত তহবিল “Fund” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

ম্যাপিং করা জরিমানা ডানদিকের তালিকায় দেখাবে। এই তালিকা থেকে প্রয়োজনে কোনো ম্যাপিং আপডেট করা যাবে।

# “Ledger” নির্ধারণ করতে হবে।

# “Fund” নির্ধারণ করতে হবে।

# “Update” বাটনে ক্লিক করে আপডেটের কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

শিক্ষার্থীর হিসাব সেটিংস ম্যাপিং (ডিএফপিএস কনফিগ)

এই অপশন থেকে অনলাইন পেমেন্ট সিস্টেম অ্যাকাউন্টকে লেজারের সাথে কনফিগার করতে হবে।

Step 1:

“Fees Management> Settings>Fees Mapping (Tab- DFPS Config)” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে অনলাইন একাউন্ট কনফিগার করতে চান, তা “Account No.” ড্রপ-ডাউনে নির্ধারণ করতে হবে।

# উক্ত একাউন্টটি কোন লেজারে দেখাবেন, তা “Ledger” ড্রপ-ডাউন থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে ম্যাপিং এর কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

# ম্যাপিং করা একাউন্ট নিচের তালিকায় দেখাবে।