Category: Document

লেজার তৈরি

এখান থেকে বিভিন্ন নামের লেজার সমূহ তৈরি করা যাবে। লেজার হলো কোনো হিসাব বা লেনদেনকে ইনপুট দেওয়ার একটি নাম। বিভিন্ন রকমের আয়-ব্যয়, দায় ও সম্পত্তির তথ্য ইনপুট দেওয়ার জন্য যে হিসাবের নাম নির্ধারণ করা হয়, সহজ কথায় সেটিই হলো লেজার।

Step 1:

“Accounts Management>Settings>Create Ledger” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Account Category” ড্রপ-ডাউন থেকে প্রয়োজনীয় ক্যাটাগরি নির্বাচন করতে হবে।

মনে করি, আপনি টিউশন ফি-এর জন্য লেজার তৈরি করবেন। এক্ষেত্রে “Account Category” থেকে “Fees Related Income” সিলেক্ট করতে হবে।

# “Account Group” ড্রপ-ডাউন থেকে প্রয়োজনীয় ধরন নির্বাচন করতে হবে।

উপরের উদাহরণের ক্ষেত্রে “Income From Fees” সিলেক্ট করতে হবে।

# “Ledger Name” ফিল্ডে লেজারের নাম কি হবে তা লিখতে হবে।

উপরের উদাহরণের ক্ষেত্রে লেজারের নাম হবে “Tuition Fees”

# “Save” বাটনে ক্লিক করে লেজার তৈরির কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

Step 3:

তৈরিকৃত লেজার আপডেট বা ডিলিট করতে চাইলে নিচের তালিকার “Action” কলামের “Update & Delete” আইকনে ক্লিক করতে হবে।

*** উল্লেখ্য, লেনদেন করা হয়েছে এমন লেজার ডিলিট করা যাবে না।

শিক্ষক বা কর্মীদের রিপোর্ট

এই অপশন থেকে শিক্ষক ও কর্মীদের বেতন সম্পর্কিত (পরিশোধিত বা বকেয়া) সকল তথ্য বিস্তারিত ভাবে দেখা যাবে।

Step 1:

“Payroll Management> Reports> Details> Single Staff”  অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে শিক্ষক/কর্মীর বেতনের বিস্তারিত দেখতে চান, তার অ্যাকশন কলামের ভিউ (View) আইকনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# “Paid Info” ট্যাবে ক্লিক করে বেতন প্রদানের তথ্য দেখা যাবে এবং “Unpaid Info” ট্যাবে ক্লিক করে অপ্রদত্ত বেতনের তথ্য দেখা যাবে।

# “Paid” ট্যাবের, সেই “Year” ফিল্ড থেকে, যে বছরের বেতন প্রদানের তথ্য দেখতে চান তা নির্ধারণ করতে হবে।

# “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 4:

# নিচের তালিকায় বেতন প্রদানের বিস্তারিত তথ্য দেখা যাবে।

# প্রয়োজনে  তালিকার “Download” আইকনে ক্লিক করে বেতন স্লিপ ডাউনলোড করা যাবে।

Step 5:

# “Unpaid” ট্যাবে ক্লিক করলে যে বেতন গুলো বকেয়া বা পেমেন্ট করা হয়নি তার একটি তালিকা দেখা যাবে।

# প্রয়োজনে “Download PDF” বাটনে ক্লিক করে তালিকাটি ডাউনলোড করা যাবে।

তহবিল (ফান্ড) তৈরি

এই অপশন, হিসাবের জন্যে প্রয়োজনীয় সকল ফান্ড (Fund) তৈরি করতে হবে। সাধারণত একটি প্রতিষ্ঠানে অনেক রকম ফান্ড থাকে। একেক রকম আয় একেক ধরনের ফান্ডে জমা করতে হয়। আবার ওই নির্দিষ্ট ফান্ড থেকেও খরচ করতে হয়।

যেমন- কল্যাণ তহবিল নামে আলাদা একটি ফান্ড থাকতে পারে। এখান থেকে নির্দিষ্ট ধরনের খরচই শুধু করা হবে (কোনো অসুস্থ শিক্ষার্থীর চিকিৎসার খরচ বহন করা, গরীব শিক্ষার্থীকে বই, খাতা, কলম ইত্যাদি কিনে দেয়া)।

Step 1:

“Accounts Management/Settings/Create Fund” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Fund Name” ফিল্ডে প্রয়োজনীয় তহবিলের নাম লিখতে হবে।

#এই ফান্ডটি অন্যান্য ফান্ডের সঙ্গে কত নম্বরে থাকবে, তা নির্ধারণের জন্য সিরিয়াল নম্বর “Serial No.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে ফান্ডটি তৈরি করতে হবে।

এভাবে প্রয়োজন অনুযায়ী অন্যান্য ফান্ড তৈরি করে নিন।

Step 3:

# তৈরিকৃত তহবিলের নাম আপডেট বা ডিলিট করতে “Action” কলামের “Update & Delete” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

*** উল্লেখ্য, লেনদেন করা হয়েছে এমন তহবিল ডিলিট করা যাবে না।

# প্রয়োজনে “Download PDF” বাটনে ক্লিক করে তালিকাটি সংরক্ষণ করতে হবে।

পেমেন্ট ভাউচার এন্ট্রি

এখান থেকে অর্থ প্রদান করার জন্য সকল ভাউচার সমূহ ইনপুট বা এন্ট্রি করা যাবে।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Payment” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Payment Date” নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন একাউন্ট থেকে পেমেন্ট হচ্ছে বা হয়েছে, তা “Payment By” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কি বাবদ পেমেন্ট করা হচ্ছে, তা “Payment For” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা প্রদান করবেন তা  “Amount” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# কোন ফান্ড থেকে পেমেন্ট করা হয়, তা “From Fund” থেকে নির্বাচন করতে হবে।

# প্রয়োজনে পেমেন্ট সম্পর্কিত রেফারেন্স “Ref.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# পেমেন্ট সম্পর্কিত বর্ণনা “Description” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অর্থ প্রদানের কাজ সম্পন্ন করতে হবে। সাথে সাথে নিচে “Download PDF” বাটন প্রদর্শিত হবে এবং বাটনে ক্লিক করে অর্থ প্রদানের ভাউচার সংরক্ষণ করতে হবে।

উল্লেখ্য, Payment For -এর ডানদিকের Action কলাম থেকে (+) আইকনে ক্লিক করে একাধিক পেমেন্ট ভাউচারের তথ্য ইনপুট দিতে পারবেন।

রিসিপ্ট ভাউচার এন্ট্রি

এই অপশন থেকে, সকল প্রকার আয় বা অর্থ আদায়ের (Income) রিসিপ্ট ভাউচার সমূহের এন্ট্রি করা যাবে।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Receipt” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Receipt Date” ফিল্ডে তারিখ নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন একাউন্টে এই আয় বা আদায় জমা রাখবেন, তা Receipt Type থেকে নির্বাচন করতে হবে।

# কি বাবদ আদায় করা হয় বা আয় হবে, তা “Receipt For” থেকে নির্বাচন করতে হবে।

# কত টাকা আয় হয়েছে তা “Amount” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# এই আয়ের টাকা কোন ফান্ডে জমা রাখবেন, তা “Receipt Fund” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# প্রয়োজনে রেফারেন্স “Ref.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# আয় সম্পর্কিত বর্ণনা “Description” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অর্থ গ্রহনের কাজ সম্পন্ন করতে হবে। সাথে সাথে নিচে “Download PDF” বাটন প্রদর্শিত হবে এবং বাটনে ক্লিক করে অর্থ গ্রহনের ভাউচার সংরক্ষণ করতে হবে।

উল্লেখ্য, Receipt For -এর ডানদিকের Action কলাম থেকে (+) আইকনে ক্লিক করে একাধিক ভাউচারের তথ্য ইনপুট দিতে পারবেন।

বেতনের স্লিপ ডিলিট

এই অপশন থেকে শিক্ষক ও কর্মীদের তৈরিকৃত স্যালারি বা বেতন স্লিপ ডিলেট করা যাবে।

দুইটি বিশেষ ক্ষেত্রে বেতনের স্লিপ ডিলিট করার প্রয়োজন হতে পারে।

# কোনো শিক্ষক/কর্মীকে টাকা না দিয়ে ভুলবশত টাকা প্রদানের তথ্য ইনপুট দেয়া হলে তা এখান থেকে পুরোপুরি ডিলিট করে দিতে হবে।

# কোনো শিক্ষক/কর্মীকে টাকা প্রদানের তথ্য ভুল ইনপুট দেয়া হলে এখান থেকে ওই লেনদেনের তথ্য ডিলিট করে করতে হবে।

Step 1:

“Payroll Management/Delete/Salary Slip” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে পেমেন্টের তথ্য ডিলিট করতে চান, তার ইনভয়েস নম্বর “Payroll Invoice ID” ফিল্ডে লিখতে হবে।

*** উল্লেখ্য, ইনভয়েস নম্বর খুঁজে পেতে Payroll> Reports> Details> Payment Info অপশনে যেতে হবে।

# “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# বেতন প্রদানের সকল তথ্য দেখাবে।

# “Delete” বাটনে ক্লিক করে বেতন স্লিপ মুছে ফেলার কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

অগ্রিম বেতন প্রদান ফেরত

এই অপশন থেকে কোন শিক্ষক ও কর্মীকে অগ্রিম প্রদানকৃত টাকা ফেরত নেওয়া যাবে।

Step 1:

“Payroll Management/Payment Return/Advance Payment” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে শিক্ষক /কর্মী অগ্রিম নিয়েছিলেন, তার আইডি “HR ID” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# কত তারিখে টাকা ফেরত নেয়া হচ্ছে, তা “Receive Date” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা ফেরত নেয়া হচ্ছে তা “Receive Amount” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# কোন একাউন্টে টাকা নেয়া হচ্ছে, তা “Paid by” ড্রপ-ডাউন থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা অগ্রিম দেয়া হয়েছিল, তা “Total Receivable” ফিল্ডে দেখাবে।

# কোনো মন্তব্য থাকলে তা “Note” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অগ্রিম টাকা ফেরত প্রদানের কাজ সম্পন্ন হবে।

কন্ট্রা ভাউচার এন্ট্রি

Bank থেকে Cash বা Cash থেকে Bank এ টাকা ট্রান্সফার এর জন্য Contra Entry ব্যবহার করতে হয়।

প্রতিষ্ঠানের একটি একাউন্ট থেকে অন্য একাউন্টে টাকা ট্রান্সফারের তথ্য এখানে ইনপুট দিতে হয়। যেমন- ক্যাশ থেকে ব্যাংকের কোনো একাউন্টে, ব্যাংকের একাউন্ট থেকে ক্যাশে, বিকাশ থেকে অন্য একাউন্টে বা অন্য একাউন্ট থেকে বিকাশে টাকা ট্রান্সফার করলে এখান থেকে ইনপুট দিতে হয়।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Contra” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# ট্রান্সফারের তারিখ “Transfer Date” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন একাউন্ট থেকে ট্রান্সফার করবেন, তা “Transfer From” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন একাউন্টে পাঠাবেন, তা “Transfer To” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা ট্রান্সফার করতে চান তা “Transfer Amount” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে ট্রান্সফার সম্পর্কিত রেফারেন্স “Ref.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে ট্রান্সফারের বর্ণনা “Transfer Description” ফিল্ডে  লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের কাজ সম্পন্ন করতে হবে। সাথে সাথে নিচে “Download PDF” বাটন প্রদর্শিত হবে এবং বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের ভাউচার সংরক্ষণ করতে হবে।

জার্নাল ভাউচার এন্ট্রি

এখান থেকে যে সকল লেনদেন Income/ Expense -এ কোন প্রভাব ফেলবে না তাদেরকে জার্নালে এন্টি দিতে হবে। যেমন কারো কাছ থেকে লোন নিলে বা দিলে।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Journal” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Journal Date” ফিল্ডে তারিখ নির্ধারণ করতে হবে।

# প্রয়োজনে জার্নাল সম্পর্কিত রেফারেন্স “Ref.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে জার্নালের বর্ণনা “Description” ফিল্ডে  লিখতে হবে।

# কোন তহবিল থেকে টাকা আদান-প্রদান করতে চান তা “Fund” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন লেজ্র থেকে টাকা প্রদান করা হবে তা “Account Ledger” নির্ধারণ করতে হবে।

# “Action” কলামের (+) আইকনে ক্লিক করে কোন লেজারে টাকা পাঠাতে চান তা “Account Ledger” থেকে নির্বাচন করতে হবে।

# ডেবিট/ক্রেডিট এর ঘরে “Amount” লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে জার্নাল ভাউচার এন্ট্রি সম্পন্ন করতে হবে।

সাথে সাথে নিচে “Download PDF” বাটন প্রদর্শিত হবে এবং বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের ভাউচার সংরক্ষণ করতে হবে।

বেতন প্রদান

এই অপশন থেকে শিক্ষক ও কর্মীদের  বেতন প্রদান করতে হবে।

Step 1:

“Payroll Management/Payment/Salary” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Year” ফিল্ড থেকে বছর নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন মাসের বেতন প্রদান করতে চান তা “Month” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# এরপর “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# শিক্ষক ও কর্মীদের তালিকা আসবে। তালিকায় প্রত্যেকের বেতনের পরিমাণ দেওয়া থাকবে।

# যাদের বেতন প্রদান করতে চান তাদের নামের বামপাশের চেক বক্সে ক্লিক করতে হবে।

# কত টাকা প্রদান করতে চান তা “Paid” কলামে লিখতে হবে।

# সর্বশেষ “Process” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

*** প্রয়োজনে কোন বেতন মুছে ফেলতে “Delete” বাটনে ক্লিক করতে হবে। তালিকাটি ডাউনলোড করতে চাইলে “Download PDF” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 4:

# “Process” বাটনে ক্লিক করার পর একটি পপ-আপ আসবে।

# “Paid by” ড্রপ-ডাউন থেকে কোন একাউন্ট থেকে বেতন প্রদান করবেন, তা নির্ধারণ করতে হবে। যেমন- নগদ (Cash), ব্যাংকের একাউন্ট ইত্যাদি।

# “Date” ফিল্ডে তারিখ নির্বাচন করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে বেতন প্রদানের কাজ সম্পন্ন করতে হবে।