Day: August 17, 2022

কন্ট্রা ভাউচার এন্ট্রি

Bank থেকে Cash বা Cash থেকে Bank এ টাকা ট্রান্সফার এর জন্য Contra Entry ব্যবহার করতে হয়।

প্রতিষ্ঠানের একটি একাউন্ট থেকে অন্য একাউন্টে টাকা ট্রান্সফারের তথ্য এখানে ইনপুট দিতে হয়। যেমন- ক্যাশ থেকে ব্যাংকের কোনো একাউন্টে, ব্যাংকের একাউন্ট থেকে ক্যাশে, বিকাশ থেকে অন্য একাউন্টে বা অন্য একাউন্ট থেকে বিকাশে টাকা ট্রান্সফার করলে এখান থেকে ইনপুট দিতে হয়।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Contra” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# ট্রান্সফারের তারিখ “Transfer Date” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন একাউন্ট থেকে ট্রান্সফার করবেন, তা “Transfer From” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন একাউন্টে পাঠাবেন, তা “Transfer To” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা ট্রান্সফার করতে চান তা “Transfer Amount” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে ট্রান্সফার সম্পর্কিত রেফারেন্স “Ref.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে ট্রান্সফারের বর্ণনা “Transfer Description” ফিল্ডে  লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের কাজ সম্পন্ন করতে হবে। সাথে সাথে নিচে “Download PDF” বাটন প্রদর্শিত হবে এবং বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের ভাউচার সংরক্ষণ করতে হবে।

জার্নাল ভাউচার এন্ট্রি

এখান থেকে যে সকল লেনদেন Income/ Expense -এ কোন প্রভাব ফেলবে না তাদেরকে জার্নালে এন্টি দিতে হবে। যেমন কারো কাছ থেকে লোন নিলে বা দিলে।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Journal” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Journal Date” ফিল্ডে তারিখ নির্ধারণ করতে হবে।

# প্রয়োজনে জার্নাল সম্পর্কিত রেফারেন্স “Ref.” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে জার্নালের বর্ণনা “Description” ফিল্ডে  লিখতে হবে।

# কোন তহবিল থেকে টাকা আদান-প্রদান করতে চান তা “Fund” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন লেজ্র থেকে টাকা প্রদান করা হবে তা “Account Ledger” নির্ধারণ করতে হবে।

# “Action” কলামের (+) আইকনে ক্লিক করে কোন লেজারে টাকা পাঠাতে চান তা “Account Ledger” থেকে নির্বাচন করতে হবে।

# ডেবিট/ক্রেডিট এর ঘরে “Amount” লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে জার্নাল ভাউচার এন্ট্রি সম্পন্ন করতে হবে।

সাথে সাথে নিচে “Download PDF” বাটন প্রদর্শিত হবে এবং বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের ভাউচার সংরক্ষণ করতে হবে।

বেতন প্রদান

এই অপশন থেকে শিক্ষক ও কর্মীদের  বেতন প্রদান করতে হবে।

Step 1:

“Payroll Management/Payment/Salary” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Year” ফিল্ড থেকে বছর নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন মাসের বেতন প্রদান করতে চান তা “Month” থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# এরপর “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# শিক্ষক ও কর্মীদের তালিকা আসবে। তালিকায় প্রত্যেকের বেতনের পরিমাণ দেওয়া থাকবে।

# যাদের বেতন প্রদান করতে চান তাদের নামের বামপাশের চেক বক্সে ক্লিক করতে হবে।

# কত টাকা প্রদান করতে চান তা “Paid” কলামে লিখতে হবে।

# সর্বশেষ “Process” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

*** প্রয়োজনে কোন বেতন মুছে ফেলতে “Delete” বাটনে ক্লিক করতে হবে। তালিকাটি ডাউনলোড করতে চাইলে “Download PDF” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 4:

# “Process” বাটনে ক্লিক করার পর একটি পপ-আপ আসবে।

# “Paid by” ড্রপ-ডাউন থেকে কোন একাউন্ট থেকে বেতন প্রদান করবেন, তা নির্ধারণ করতে হবে। যেমন- নগদ (Cash), ব্যাংকের একাউন্ট ইত্যাদি।

# “Date” ফিল্ডে তারিখ নির্বাচন করতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে বেতন প্রদানের কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

তহবিল স্থানান্তর

এই অপশন থেকে টাকা এক ফান্ড থেকে আরেক ফান্ড এ ট্রান্সফার করা যাবে। যেমন- জেনারেল ফান্ড থেকে ওয়েলফেয়ার ফান্ড।

Step 1:

“Accounts Management>Voucher Entry>Fund Transfer” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# ট্রান্সফারের তারিখ “Transfer Date” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন ফান্ড থেকে ট্রান্সফার করবেন, তা “Transfer From” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কোন ফান্ডে পাঠাবেন, তা “Transfer To” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা ট্রান্সফার করতে চান তা “Transfer Amount” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# প্রয়োজনে ট্রান্সফারের বর্ণনা “Description” ফিল্ডে  লিখতে হবে।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অর্থ ট্রান্সফারের কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

ভাউচার ডিলিট

এই অপশন থেকে কোন ভাউচার মুছে ফেলতে হলে ভাউচার ডিলিট করা যাবে।

Step 1:

“Accounts Management> Delete> Voucher” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# “Voucher ID” ফিল্ডে ভাউচারে আইডি লিখতে হবে।

ভাউচার আইডি পেতে “Accounts Management> Reports> Transaction Reports> Voucher Wise” অপশনে যেতে হবে।

# “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# “Delete” বাটনে ক্লিক করে ভাউচার মুছে ফেলার কাজ সম্পন্ন করতে হবে।

বকেয়া বেতন প্রদান

এই অপশন থেকে শিক্ষক ও কর্মীদের বকেয়া বেতন সমূহ প্রদান করতে।

Step 1:

“Payroll Management/Payment/Due” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে শিক্ষক/কর্মীর বেতন বকেয়া রয়েছে তা আইডি “HR ID” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# এরপর “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# ওই শিক্ষক/কর্মীর বকেয়া বেতন প্রদানের অপশন আসবে।

# “Payment Date” ফিল্ডে বেতন প্রদানের তারিখ উল্লেখ করতে হবে।

# বকেয়ার কত টাকা প্রদান করা হবে তার পরিমাণ “Paid” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# কোন একাউন্ট থেকে প্রদান করবেন, তা “Paid by” ড্রপ-ডাউন থেকে নির্বাচন করতে হবে।

# “Note” ফিল্ডে আপনার প্রয়োজনীয় মন্তব্য লিখে রাখতে পারেন।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে বক্যা বেতন প্রদান সম্পন্ন করতে হবে।

অগ্রিম বেতন প্রদান

এই অপশন থেকে কোন শিক্ষক ও কর্মীকে অগ্রিম বেতন বাবদ টাকা প্রদান করা যাবে।

Step 1:

“Payroll> Payment> Advance” অপশনে যেতে হবে।

Step 2:

# যে শিক্ষক/কর্মীকে অগ্রিম বেতন প্রদান করবেন, তার আইডি “HR ID” ফিল্ডে লিখতে হবে।

# “Search” বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Step 3:

# অগ্রিম বেতন প্রদানের তারিখ “Payment Date” ফিল্ডে নির্ধারণ করতে হবে।

# কত টাকা প্রদান করবেন, তা “Paid” ফিল্ড থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

*** টাকার পরিমাণ লেখার সাথে সাথে বকেয়া (Due) অপশনে ঋণাত্মক (Negative বা Minus) ফিগার দেখাবে। যা দ্বারা অগ্রিম বুঝানো হয়েছে।

# কোন একাউন্ট থেকে প্রদান করবেন, তা “Paid by” ড্রপ-ডাউন থেকে নির্ধারণ করতে হবে।

# প্রয়োজনে মন্তব্যের (Note) ঘরে আপনার মন্তব্য লিখে রাখুন। এই অগ্রিম টাকা প্রদানের ব্যাপারে কোনো কিছু মনে রাখার প্রয়োজন হলে তা মন্তব্যের ঘরে লিখে রাখা যায়। যা পরবর্তীতে কাজে লাগতে পারে। যেমন- প্রতিষ্ঠান প্রধান, অ্যাকাউন্টস ম্যানেজার, ক্যাশিয়ার বা অন্য যেকোনো অনুমোদনকারী যদি অগ্রিম বেতনের আবেদনে লিখে দেয় যে এই শিক্ষক বা কর্মীকে আগামী তিন মাস কোনো অগ্রিম দেয়া হবে না। কারণ তিনি এর আগে বারবার অগ্রিম নিয়েছেন। সেক্ষেত্রে এই সিদ্ধান্তটি মন্তব্যের ঘরে লিখে রাখতে পারেন।

# “Save” বাটনে ক্লিক করে অগ্রিম বেতন প্রদানের কাজটি সম্পন্ন করতে হবে।